Waar moet u op letten bij de selectie van een verzuimsysteem? Is het misschien verstandig zélf een systeem te bouwen? Hieronder enkele aandachtspunten waar u aan zou kunnen denken.

Ik kom regelmatig met relaties in contact die zelf een verzuimsysteem bouwen of willen laten bouwen. Eigenlijk is dat nooit een goed idee, omdat de inspanningen en het onderhoud ervan enorm worden onderschat. De problemen die deze systemen opleveren, worden vooral gevoeld bij grotere volumes arbeidsverhoudingen en grotere groepen gebruikers. Waarom? Omdat de mate waarin onvolkomenheden in programmatuur tot hoge kosten aanleiding zullen geven, daarmee in een directe relatie staan.

Even een voorbeeld. Stel dat een pakket maar 5 fouten of onvolkomenheden kent die zich per 1.000 arbeidsverhoudingen één keer in de maand voordoen. Het oplossen van zo’n support-incident kost een helpdeskmedewerker bij voorbeeld anderhalf uur.
Dat betekent concreet, dat als u met zo’n pakket 2.000 arbeidsverhoudingen beheert, de helpdesk daaraan 15 uur in de maand werk heeft. En dat is nog goed te doen; gaat als het ware gewoon ‘tussen de bedrijven door’. Als echter met datzelfde pakket geen 2.000 maar 24.000 arbeidsverhoudingen beheerd moeten worden, dan is het helpdeskwerk opgelopen tot maar liefst 180 uur in de maand – en dus uitgegroeid tot een fulltime job.

Het verzuimsysteem uit dit voorbeeld kost met andere woorden in ieder geval € 50.000 (=één manjaar) op jaarbasis. Of dat een realistisch voorbeeld is? Ja, dat is het. Want ik ken systemen die het dubbele aan ondersteuning vergen.

Nu denkt u misschien dat een leverancier of bouwer er toch onmiddellijk voor  zal zorgen dat fouten en onvolkomenheden zo snel mogelijk opgelost worden? Dat is ook meestal zo. Maar niet altijd – om uiteenlopende redenen. Soms kent een programma ‘weeffouten’. Dat zijn fouten die als het ware in de ‘haarvaten’ van zo’n pakket schuilen en daarom in feite een complete herbouw vergen. Soms ontstonden die fouten door gebrek aan ervaring of het missen van een vooruitziende blik. Maar het kan ook gaan om later toegevoegde functies waarvoor het programma aanvankelijk helemaal niet is gebouwd.

Om een voorbeeld te noemen. Er zijn er nogal wat salaris-systemen waaraan een verzuimmodule wordt toegevoegd. Dat lijkt op het eerste gezicht een prima plan. Totdat de programmeurs ontdekken dat bij de bezoldiging van iemand die twee functies uitoefent op twee lokaties een dubbele registratie van zijn persoongegevens – in een salarispakket gebruikelijk – niet een handige constructie is voor ziekteverzuim. Want wie is er nou ziek? De één of de ander, of allebei? En als zo’n medewerker nu 50% arbeidsongeschikt is, en nog maar slechts op één van beide lokaties werkt? Is dat dan hetzelfde als 25% arbeidsongeschikt voor beide dienstverbanden? En wie is de leidinggevende? Welke leidinggevende moet toegang hebben tot het verzuimdossier? En wie regelt dat dan? Waar staat het dossier, en waar maakt de casemanager het UWV plan van Aanpak aan?

In de praktijk komen de knelpunten aan de oppervlakte bij de volgende onderwerpen:

  • Importen van werknemers, met name importeren van dubbele of meerdere dienstverbanden bij één werknemer. Dit doet zich vooral voor in de sectoren onderwijs en zorg. Ook zijn er pakketten die ervan uitgaan dat een sofinummer of burgerservice-nummer een uniek kenmerk is van een medewerker. Dat is echter niet zo. Onder meer in de schoonmaakbranche komen wij regelmatig medewerkers tegen die een BSN delen… Ook levert het ‘verhuizen’ van een medewerker van de ene naar de andere organisatie niet zelden problemen op – in de zin dat er een dubbel verzuimdossier ontstaat, dus dat het verzuimdossier niet automatisch mee-verhuist.
  • Fouten herstellen bij verzuimmeldingen. Denk aan verschuiven, dus het vervroegen of later maken van de eerste ziektedag, verschuiven in combinatie met samengesteld verzuim, splitsen – dus het invoegen van een periode van een herstel van een paar dagen in combinatie met samengesteld verzuim, en dat soort zaken. Ook het verwijderen en aanmaken van een verzuimmelding bij een andere medewerker.
  • Idem, dus alle bovengenoemde situaties, maar nu in combinatie met dubbele dienstverbanden en/of de automatische import van verzuimmeldingen. Let wel: als een import fouten oplevert dan blijft verzuimbegeleiding ten onrechte achterwege. Of er wordt tijd besteed aan dossiers die eigenlijk al gesloten zijn!
  • Het geautomatiseerd correct koppelen van functionarissen zoals leidinggevenden en arbo-coördinatoren aan een werknemer.
  • Beveiliging: bijvoorbeeld de ‘poodle’ bug.
  • Up-to-date: de wereld van software verandert voortdurend. Nieuwe browsers, nieuwe apparaten zoals een tablet of smartphone. Een goed pakket is ‘platform onafhankelijk’, dus leunt niet op een specifieke browser zoals Microsoft Internet Explorer.

De meeste pakketten kunnen echt wel een tijdslijn bewaken en kennen natuurlijk de UWV-formulieren. Bij grotere volumes en grotere groepen gebruikers moeten echter alle details kloppen. Want als dat niet het geval is, dan betaalt u torenhoge rekeningen aan de leverancier voor support!

Deze verborgen kosten mogen niet worden onderschat bij de selectie van een verzuimsysteem. Als u weten wilt hoe u dat kunt voorkomen, neem dan contact met ons op! Maar ik zal alvast een tipje van de sluier oplichten: bij Track betaalt u voor support …. helemaal niets!

 

Whitepaper

In de bijlage kunt u meer lezen. Waar moet u op letten? Wat zijn belangrijke aandachtspunten? Welke functies heeft Track Verzuim? Dat zijn de vragen waar de Whitepaper Selectie van Verzuimsystemen een antwoord op geeft.

 

Gratis advies = niets voor niks

Gratis advies voor de selectie van een verzuimsysteem: wie wil dat niet? Maar een waarschuwing is op zijn plaats. Want wist u, dat de adviserende sites duur worden gesponsord door de deelnemers. Het advies is gratis … voor u. Maar de leveranciers van verzuimsystemen die u worden aanbevolen betalen duizenden euro’s commissie om bij u onder de aandacht te worden gebracht.

Vaak moet u een uitgebreide vragenlijst invullen om de ‘brede keus van aanbieders’ op uw behoefte te laten aansluiten. Maar het ‘gratis advies’ zou zo maar ‘ns – wat u ook invult – altijd op precies dezelfde aanbieders kunnen uitkomen…

 

Bijlage: Aandachtspunten bij de selectie van verzuimsystemen

Whitepaper Arbomanagement Systemen