Als arbodienst speel je een essentiële rol in de begeleiding en re-integratie van verzuim op de werkvloer. Het effectief aanpakken van verzuim is ontzettend belangrijk, zowel voor de werkgever als werknemer. Maar hoe kun je als arbodienst de verzuimbegeleiding optimaliseren en tegelijkertijd een effectieve ondersteuning bieden? In deze blog delen we praktische tips die je als arbodienst kunt implementeren om je verzuimbegeleiding te verbeteren.

1. Slim plannen

Het effectief inplannen van jouw bedrijfsarts(en) en casemanager is belangrijk. Dit is niet altijd even makkelijk, omdat een goede, strakke planning afhangt van verschillende factoren. Denk bijvoorbeeld aan reistijd, administratie, voorbereiding van het gesprek, etc. Een algemene planningstool kan daarnaast niet altijd rekening houden met de specifieke vereisten van een arbodienst.

Om de spreekuren in goede banen te leiden, gebruiken onze klanten de BA-planner. De ‘BedrijfsArtsen-planner’ is speciaal ontwikkeld voor arbodiensten. Hiermee kunnen arbodiensten en artsen geheel zelfstandig een consult inplannen. Het programma biedt functies om een consult-type te kiezen, een vraagstelling in te voeren en vervolgens een arts en spreekuurlocatie te kiezen. Daarop afgestemd presenteert het programma vervolgens een lijst met beschikbare spreekuren.

2. Implementeer een proactieve benadering

In plaats van af te wachten tot een werknemer zich (langdurig) ziek meldt, is het raadzaam om een proactieve benadering te hanteren. Zo kun je samenwerken met werkgevers om preventieve maatregelen te implementeren die het risico op verzuim kunnen verminderen.

Een andere methode die je kan implementeren is om gebruik te maken van IRIS.  IRIS is een digitale online ziekmelding die de achtergronden van verzuim inventariseert. Vervolgens wordt de kans berekent dat een melding langer dan zes weken gaat duren. Zodra de kans aannemelijk is dat het verzuim langer dan 6 weken gaat duren, kun je hier snel op anticiperen.

3. Korte lijnen in de communicatie

Binnen een bepaal traject is er vaak contact tussen verschillende partijen. Zo zal een professional met een werknemer moeten praten, maar ook professionals onderling hebben vaak contact. Alle communicatie dient allereerst te voldoen aan de AVG-richtlijnen. Dit voorkomt dat de communicatie op straat komt te liggen of dat de verkeerde ogen informatie zien die ze eigenlijk helemaal niet mogen zien (wat bij persoonlijke aantekeningen nog weleens het geval wil zijn).

Zorg dus voor duidelijke en open communicatie met zowel werkgevers als werknemers. Houd regelmatig contact om de voortgang van het verzuimproces te bespreken en om eventuele zorgen of problemen aan te pakken. Bedenk van tevoren goed welke communicatiemiddelen je nodig hebt en of jouw verzuimpakket hier mogelijkheden toe biedt.

4. Ondersteun re-integratie

Bied ondersteuning bij het re-integratieproces van zieke werknemers. Stel een duidelijk re-integratieplan op dat aansluit bij de mogelijkheden van de werknemer en help bij het vinden van passende taken en eventueel aanpassingen op de werkplek. Vaak willen zieke werknemers re-integreren in hun oude werk of baan, terwijl dit niet altijd mogelijk is. Ook het vinden van passende arbeid kan soms een hele opgave zijn.

Een tool die je hierbij zou kunnen helpen is het Track CBBS. Het Track CBBS zoekt tussen de UWV-referentieberoepen naar de beste match, het best passende beroep voor een specifieke kandidaat – gelet op zijn of haar functionele beperkingen. De afkorting ‘CBBS’ staat voor Check de Beperkingen met de Beroepsbelasting Systeem.

5. Richt je op preventie

Leg altijd de nadruk op preventieve maatregelen om verzuim te voorkomen. Dit kan bestaan uit het bevorderen van een veilige en gezonde werkomgeving en het stimuleren van een gezonde werk-privé balans. Als arbodienst kun je hier je klanten over adviseren wat de best mogelijk aanpak is die leidt tot preventie van verzuim.

6. Blijf monitoren en evalueren

Houd de effectiviteit van de verzuimbegeleiding in de gaten door regelmatig te monitoren en te evalueren. Analyseer gegevens, meet de resultaten en identificeer gebieden waar verbetering mogelijk is.

7. Inzicht in de financiën

Creëer een duidelijk overzicht in de verschillende financiële stromen binnen jouw arbodienst. Dit zal je helpen om een duidelijk overzicht te krijgen, maar ook om meer omzet te genereren. Denk eens na over de verschillende abonnementen, verrichtingen of activiteiten die je doorgaans factureert. Doorloop dit proces eens van begin tot eind en bekijk of alles nog wel klopt.

Bij Track gebruiken onze gebruikers “Track Exact”. Track Exact reikt gestructureerde financiële informatie aan die tot facturen kan worden verwerkt in een financieel pakket. Deze gegevens kunnen worden geïmporteerd in Exact Online, in Exact Globe of AFAS Profit.

8. Blijf op de hoogte van ontwikkelingen

Het is belangrijk dat jouw arbodienst op de hoogte is van de meest recente wet- en regelgeving met betrekking tot verzuimbegeleiding. Het loont de moeite om regelmatig te investeren in opleidingen en trainingen om kennis en vaardigheden van werknemers, bedrijfsartsen, casemanagers en arbeidsdeskundigen ‘up-to-date’ te houden.

Conclusie: optimaliseer je verzuimbegeleiding met software

Als arbodienst kun je er niet omheen om gebruik te maken van een digitaal verzuimsysteem, zoals Track verzuim. Een dergelijk systeem geeft je het overzicht én de instrumenten om gericht met verzuim aan de slag te gaan. Een medisch dossier, planningsmodules, een krachtige importmodule, verzuimstatistieken, triage, facturatie, alles wat je nodig hebt voor effectieve en efficiënte verzuimbegeleiding.