De spreekkamer is zakelijk ingericht. Linoleum op de vloer, frisse tinten, neutraal meubilair. En ook de obligate doos Kleenex tissues ontbreekt niet op de spreektafel van deze bedrijfsarts. In mijn fantasie zie ik de tranen van het vorige consult er nog vanaf biggelen.

We praten over verschillende nieuwe functies in Track. Zoals veilig mailen met Track Secure Mail en het formulier van de WIA Medische Informatie dat zich nu automatisch vult… Kortom: de nieuwe dingen in ons programma die het werk van de bedrijfsarts makkelijker maken.

“Klaas!” Hij duwt voorzichtig het gesprek in een andere richting. Draait wat ongemakkelijk op zijn stoel. “Net als andere bedrijfsartsen heb ik zo nu en dan te maken met een werkgever en een werknemer die naar elkaar een wat gespannen arbeidsverhouding kennen. Waar een conflict dreigt of wantrouwen heerst. Dan krijg ik zo’n mailtje van die werkgever. Die schrijft in zijn emotie dan dingen als ‘Die rotzak heeft zich nu al weer voor de zoveelste keer ziekgemeld.’ En of ik niet dit of dat… Ik stop zo’n mail dan als geheugensteun in mijn medisch dossier. Als de betrokkene op het spreekuur komt, dan weet ik het weer.

Alleen… In dit geval kwam er zes weken later een brief van een advocaat. Met het vriendelijke verzoek of ik hem een afschrift van mijn dossier ‘inclusief alle met werkgever gevoerde correspondentie’ toe wilde sturen. Daar zit ik dan wel even mee in m’n maag. Ik heb die mail maar niet meegestuurd. Die werkgever heeft toch ook recht op zijn privacy? Maar mijn vraag is: hoe kijk jij daar nou tegenaan? Hoe doen andere bedrijfsartsen dat?”

Ik ben wat overvallen door de vraag. “Ik zou in ieder geval geen dingen in m’n dossier stoppen om ze er even later weer uit te halen omdat ze het daglicht niet kunnen verdragen. Dat voelt niet echt OK, toch? “

“Ja – dat klopt wel. We hebben daarom dit probleem ook aan onze huisadvocaat voorgelegd. Die heeft ons het advies gegeven dat we met het oog op arbeidsconflicten een bepaling in onze dienstverleningsovereenkomst moeten opnemen. Een bepaling waarin staat dat de klant zich ten allen tijde rekenschap moet geven dat correspondentie wordt toegevoegd aan het verzuimdossier. En dat die correspondentie daarom onder omstandigheden in handen kan komen van de werknemer indien deze gebruik maakt van zijn inzagerecht. Dan is het ook goed geregeld, toch?”

“Zwak!” Het woord is over m’n lippen voordat ik er erg in had. En ik heb ik er meteen al weer spijt van. Voor je het weet is die advocaat z’n broer of z’n neef. Had ik beter niet kunnen zeggen.

“Hoezo: zwak?” vraagt hij.

“Nou..” zeg ik “het lost jouw probleem niet op. Die werkgever schrijft jou iets. Is boos, en deelt zijn frustraties met jou. En gaat er dan terecht van uit dat dat tussen jullie blijft. Dan is zo’n juridische oplossing, een bepaling in een contract, gewoon ‘juristenpraat’. Daar heb je niets aan. Als die mail in handen komt van die werknemer en zijn advocaat, dan voelt jouw klant zich verraden door jou. En door dan ook nog ‘ns te wijzen op een bepaling in de kleine lettertjes van jullie contract geef je hem daar bovenop het gevoel dat – ie een sufferd is. Wil jij zó met jouw klanten omgaan? Het is zwak. Je schuilt voor een terechte aantijging achter een contract. “

“Hmm. Tja. Daar heb je wel gelijk in. Maar wat dan? ” vraagt hij.

“Nou. Ik zou zo’n mail al helemaal niet in mijn dossier stoppen. Dáár gaat het fout. In jouw schoenen zou ik in mijn dossier een notitie opnemen. Hoeft niet eens een medische notitie te zijn. En in die notitie schrijf je dan dat jij vernomen hebt dat de werkgever zijn twijfels kenbaar heeft gemaakt over de vraag of betrokkene wel echt ziek is. Dat werkgever twijfelt aan de motivatie van werknemer, twijfelt aan het goede werknemerschap van betrokkene. En dat hij daarom verzoekt of jij bij jouw consult daar aandacht aan wilt schenken. Zijn daarvoor in het consult indicaties of contra-indicaties te vinden? Dan ben je er vanaf. In feite is zo’n mail gewoon een vraagstelling.”

Z’n gezicht klaart op. “Die mail is een vraagstelling? Ja, als je het zo ziet… Ik zocht een antwoord op het juridische vlak. Of in de software. Of ik niet ergens ‘geheime’ notities in Track kon maken? Maar eigenlijk is jouw suggestie een heel praktische oplossing. Veel beter! “

Het punt is van tafel, en het “zwak!” is gelukkig vergeven. Ik haal opgelucht adem.

“Kom” zegt hij. “We gaan verder met jouw prachtprogramma. Uhhh, taakdelegatie, planning van bedrijfsartsen? Waar zijn jullie mee bezig?”