Het is voor bedrijven belangrijk om het verzuimbeleid goed te organiseren. Een goed verzuimsysteem kan hierbij helpen, omdat dit het gehele verzuimproces inzichtelijk maakt. Ook draagt het bij aan de communicatie tussen werkgevers, de (zieke) werknemers en arbodiensten. Maar hoe kies je het juiste verzuimsysteem voor jouw organisatie? In deze blog kijken we naar de belangrijkste factoren die je moet overwegen bij het selecteren van een verzuimsysteem.

10 factoren om te overwegen bij de keuze voor een verzuimsysteem

De keuze voor een bepaald verzuimsysteem is een grote beslissing die goed doordacht moet worden. Het is belangrijk om alle factoren af te wegen, zodat je een goede keuze kan maken. Dit zijn 10 factoren die je mee moet nemen in je keuzeproces:

1. Functionaliteit

Het is belangrijk om een verzuimsysteem te kiezen dat alle functionaliteit biedt die je nodig hebt. Een werkgever zal andere wensen en behoeften hebben dan een arbodienstverlener. Een werkgever wil graag grip op het verzuim, terwijl een arbodienstverlener werkgevers juist ondersteunt bij casemanagement, verzuimmanagement en duurzame inzetbaarheid.

Voor een werkgever zal een systeem met ‘basis’ functionaliteiten (zoals het kunnen registreren en bijhouden van verzuim) wellicht al voldoende zijn. Als arbodienstverlener zal het verzuimsysteem veel uitgebreidere functionaliteiten moeten bevatten, zoals verzuimregistratie, rapportages, communicatie met werknemers en artsen, verzuimbegeleiding, re-integratie en verzuimpreventie.

2. Integraties & koppelingen

Een verzuimsysteem moet naadloos kunnen aansluiten op jouw bestaande systemen en workflow. Het is dus belangrijk dat het verzuimsysteem dat je kiest kan integreren of bestaande koppelingen heeft met andere HR-systemen. Een verzuimsysteem dat kan ‘praten’ met andere applicaties zal je helpen om belangrijke gegevens te centraliseren en op één plek te houden. Onderzoek dus of het verzuimsysteem koppelingen heeft met de verschillende systemen en applicaties die in jouw bedrijf of organisatie worden gebruikt. Lees meer over koppelingen op deze pagina!

3. Beveiliging

Een goed verzuimsysteem moet voldoen aan de huidige beveiligingsstandaarden en voor de volle 100% voldoen aan de privacywetgeving (AVG). Dit is vooral belangrijk bij verzuimsystemen, omdat het gevoelige (medische) gegevens van werknemers bevat.

Een goede eerste stap is om te kijken of het betreffende verzuimsysteem ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd is. Dit zijn certificeringen voor internationale en nationale normen voor informatiebeveiliging. Ze waarborgen dat organisaties aan de hoogste standaarden voor informatiebeveiliging voldoen en effectieve maatregelen hebben genomen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie te waarborgen.

4. Gebruiksvriendelijkheid

Het verzuimsysteem dat je kiest moet voor elke betrokken partij gemakkelijk te gebruiken zijn, denk aan HR-personeel, leidinggevende, casemanagers en artsen. Het systeem moet intuïtief werken, waarbij belangrijke acties en documenten (zoals UWV-formulieren) eenvoudig aangemaakt kunnen worden.

Aanvragen van een demo is hiervoor vaak de beste route. Dit omdat je hierdoor een goede indruk krijgt van de ‘look & feel’ van de applicatie. Daarnaast kan je vragen stellen aan de leverancier om te beoordelen of het systeem aan al je wensen en behoeften voldoet.

5. Ondersteuning

Het is belangrijk dat het verzuimsysteem dat je kiest voldoende ondersteuning kan bieden bij de implementatie en het gebruik van de applicatie. Een migratie van verzuimsysteem naar verzuimsysteem is een intensieve klus die soms enkele weken tot maanden kan duren. Een leverancier moet hierin voldoende ondersteuning bieden om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Daarnaast moet de verzuimsoftwareleverancier beschikken over een goede helpdesk, voldoende (video) tutorials en handleidingen om je zo goed mogelijk te ondersteunen bij de overstap.

Zo hebben we bij Tracksoftware een ‘Track Academy’ gebouwd. In totaal hebben we meer dan 60+ ondersteunende video’s en artikelen die je bij verschillende taken kunnen helpen.

6. Rapportages en statistieken

Om grip te krijgen op het verzuim binnen jouw organisatie of binnen de organisaties van je klanten, is het belangrijk om inzicht te hebben in verschillende statistieken. Zorg dat het verzuimsysteem in staat is om duidelijke rapportages en statistieken te genereren over de beschikbare verzuimgegevens. Dit helpt bij het monitoren en verbeteren van het verzuimbeleid.

7. Maatwerk

Vrijwel elke organisatie is anders. Zo hebben ze vrijwel allemaal een unieke kijk op verzuim en hoe het verzuimbeleid geregeld en georganiseerd moet worden. Soms vraagt dit om maatwerk van het verzuimsysteem.

Overweeg of informeer of het verzuimsysteem kan worden aangepast op specifieke wensen en behoeften van jouw organisatie. Een systeem dat is aangepast aan jouw specifieke behoeften kan bijdragen aan het optimaal functioneren van je bedrijf of organisatie.

8. Financieel inzicht & facturatie

Vooral als arbodienstverlener is het belangrijk dat het verzuimsysteem dat je kiest goed ondersteunt bij alle financiële processen. Daar hoort ook een efficiënte facturatie bij. Een gestroomlijnd facturatieproces is belangrijk, zodat er geen tijd en middelen verspild worden aan onnodige administratieve taken die ook geautomatiseerd hadden kunnen worden. Bekijk of informeer vooraf wat de mogelijkheden van het betreffende verzuimpakket zijn.

9. Efficiëntie

Een goed verzuimsysteem moet helpen bij het optimaliseren en stroomlijnen van (bedrijfs)processen. Uiteindelijk wil je dat het systeem je tijd en geld bespaart. Een goede planningstool voor het maken van afspraken, inzicht in het verzuimproces en het kunnen digitaal ondertekenen van documenten kunnen hierbij niet ontbreken.

10. Kosten

Tot slot zijn uiteraard ook de kosten van belang. Deze moeten in verhouding staan met de functionaliteiten die het verzuimsysteem biedt. Het is belangrijk om te onderzoeken of er ‘verborgen’ kosten zijn. Zo zijn er aanbieders die hun systeem goedkoop aanbieden en vervolgens torenhoge tarieven rekenen voor implementatie en support.

Conclusie

Door alle bovenstaande factoren te overwegen, kun je een weloverwogen keuze maken bij het kiezen van een verzuimsysteem dat past bij de behoeften van jouw organisatie.

Benieuwd geworden naar de mogelijkheden van Tracksoftware? Kom eens een kopje koffie drinken of informeer naar de mogelijkheden van ons verzuimsysteem. We vertellen je graag meer!