HR5 en de overstap naar Track Software
In dit artikel lees je meer over de overstap van HR5 naar Track Software, die in december 2023 plaatsvond. HR5 vond in Track de partner waar ze al tijden naar op zoek waren. De ervaringen die Joep heeft opgedaan in deze zoektocht deelt hij in dit artikel.
Track Software klant sinds 2023
De dienstverlening van HR5 is toegespitst op de 5 kernactiviteiten, die samen voor een gezonde bedrijfscultuur zorgen
HR5 maakt gebruik van:
Maak kennis met HR5
HR5 is een allround HR-dienstverlener die gespecialiseerd is in het bieden van integrale HR-oplossingen aan MKB-bedrijven in Zuid-Gelderland, Oost-Midden-Brabant en Noord-Limburg. De organisatie biedt een breed scala aan diensten, samengebracht onder de onderdelen die hiernaast worden weergegeven. De “5” in HR5 staat voor deze vijf kernactiviteiten, die allemaal in samenhang worden aangeboden. Dit zorgt ervoor dat klanten de mogelijkheid hebben om een volledig geïntegreerde HR-oplossing af te nemen, waarbij HR5 fungeert als strategische partner. HR5 handelt vanuit verbondenheid met hun klanten. Hun visie is dat mensen die functioneren in hun natuurlijke kracht, gelukkig, passievol en betekenisvol werken. Als werknemers op hun plek zitten en regie nemen over hun eigen loopbaan, werken ze met meer werkplezier. Blije werknemers zorgen daarnaast voor minder verzuim, meer innovatie en een beter resultaat. Vanuit deze visie en missie werkt het HR5 team enthousiast samen met haar klanten.
Bij het zoeken naar een nieuwe softwareleverancier voor verzuimbeheer werd HR5 – door een partner die al met Track Software werkte – geïnformeerd over de voordelen van Track. Joep Alders vertelt: “We kwamen uit een vervelende situatie met onze vorige softwareleverancier, wat ons heel scherp heeft gekregen in wat wij belangrijk vinden bij de keuze voor een verzuimsysteem. Vanuit onze kernwaarden is een stukje persoonlijkheid en verbondenheid heel belangrijk, daarbij begint het voor mij dan ook altijd. Dat vond ik bij Track Software, ze wilden gewoon echt begrijpen wat wij bij HR5 doen en echt meedenken in wat wij nodig hebben. Wat ik tevens heel prettig vond is dat Track de taal van de arbodienst spreekt. Bij onze vorige leverancier miste ik dit. De technische oplossingen pasten vaak niet binnen de kaders van onze arbodienstverlening. Deze combinatie van technische kennis en passie voor de arbo-markt vind ik bij Track wel.”
De migratie naar Track was echter niet zonder uitdagingen. “De grootste hindernis was de kwaliteit van de data vanuit het oude systeem,” aldus Joep. Vervolgens moest Track ervoor zorgen dat alles op een juiste manier werd verwerkt. En dat is gelukt: “Toen we eenmaal live waren bij Track, bleef onze telefoon rustig. Dat hebben we in het verleden wel eens anders meegemaakt. Het resultaat mag er dus zeker zijn.”
Samenwerking met Track Software
Een van de pluspunten van de samenwerking met Track Software was de duidelijke rolverdeling en communicatie binnen het team van Track. “Wat ik zo fijn vind aan de samenwerking met Track is de duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden,” zegt Joep. “Elk teamlid heeft zijn eigen expertise en specialisatie, waardoor we altijd precies weten bij wie we moeten zijn voor specifieke vragen of problemen. Dit voorkomt niet alleen verwarring, maar zorgt er ook voor dat de workflow soepel en efficiënt verloopt.”
“Track maakt complexe zaken eenvoudig en biedt oplossingen die zowel aan onze wensen voldoen als binnen de technische mogelijkheden passen.”
Joep Alders, Directeur bij HR5
Gebruikersvriendelijkheid en impact op de klanten van HR5
Sinds de overstap naar Track Software heeft HR5 een verbetering gezien in de gebruiksvriendelijkheid en betrouwbaarheid van hun systemen. Dit heeft geleid tot een hogere klanttevredenheid. “Onze klanten willen gewoon een systeem dat doet wat het moet doen, zonder onnodige complexiteit” zegt Joep. “Dat kan Track ons leveren, een overzichtelijk een betrouwbaar systeem.”
Joep Alders heeft enkele waardevolle lessen geleerd tijdens de overstap naar Track Software en deelt graag zijn advies voor andere organisaties die overwegen van softwareleverancier te wisselen:
1. Denk in wensen, niet in oplossingen
Het belangrijkste advies dat Joep meegeeft, is om te focussen op wat je als organisatie wilt bereiken en de technische oplossingen aan de softwareleverancier over te laten. “Vertel duidelijk wat je nodig hebt en vertrouw erop dat de leverancier de beste oplossing biedt. Bij ons werkte dat perfect met Track. We hoefden ons niet te bekommeren om de technische details, want daar ligt niet ons specialisme.
Dit hebben wij alleen wel moeten leren. Op een gegeven moment kwam namelijk vanuit ons het verzoek aan Track om een email-configuratie in te stellen. Dit met als doel om mijn collega’s up-to-date te houden over nieuwe meldingen en taken die in Track werden aangemaakt door bedrijfsartsen. Zo’n email-configuratie bleek echter een tijdrovende en daarbij relatief prijzige oplossing te zijn, voor een wens die veel makkelijker op de lossen viel. Er bestond namelijk al een ‘What’s new’-functie die ook aan onze behoefte voldeed, namelijk het up-to-date blijven met wat er speelt. Deze functionaliteit zat gewoon in Track, een configuratie was helemaal niet nodig.
Dit gaf maar weer eens aan dat het vertalen van behoeftes naar implementatie bij de softwareleverancier moet liggen en wij ons hier als klant niet mee moeten bemoeien.”
2. Voorbereiding op datamigratie
“Een goede voorbereiding op de datamigratie is essentieel. Als dat niet klopt, dan kan het systeem nog zo goed werken, maar dan is het alsnog gedoemd om te mislukken.”
3. Maak optimaal gebruik van de online demo
“In een algemene demo ziet alles er altijd strak en mooi uit, maar laat je niet afleiden en ga toespitsen op je wensen. Sluit het ook aan op jouw dienstverlening? Hoe gaat dit er in dagelijkse praktijk voor jouw organisatie uitzien? Wij hebben er bijvoorbeeld voor gekozen om de demo-omgeving zo aan te laten passen dat deze zo dicht mogelijk bij onze bedrijfsspecifieke manier van werken kwam te liggen. Dit deden we uiteraard met dummy data, maar gaf ons echt duidelijkheid waarvoor we zouden gaan kiezen.”