Aandachtspunten bij de selectie van een arbo managementsysteem

 

Wie zoekt, kan vandaag de dag met gemak tientallen aanbieders van ‘verzuimsoftware’ vinden. Nou snapt u ook wel dat het ene systeem het andere niet is, en dat geldt zeker voor software die voor professionele arbodienstverleners is gebouwd.

 
u

Welke type systemen zijn er?

Registratieve systemen zijn systemen waar een ziek- en hersteldmelding kan worden geregistreerd en waar wat ‘harde’ Poortwachterfuncties aan toegevoegd zijn. Zo’n systeem kent geen ondersteuning voor leidinggevenden, nauwelijks signaleringen, mist koppelingsmogelijkheden met andere systemen of bruikbare verzuimstatistieken. Procesondersteunende verzuimsystemen kennen wél een instelbare protocol voor organisatiespecifieke- en Poortwachtersignaleringen, maar komt voor een arbodienstvelener essentiële functies te kort. Een arbomanagementsysteem is een type systeem dat alle functies van een procesondersteunend verzuimprogramma kent, met daarnaast specifieke functies voor de ondersteuning van een interne of externe arbodienst.

l

Checklist

Track Software heeft een checklist ontworpen waardoor je eenvoudig systemen kunt beoordelen en vergelijken – op een onafhankelijke manier. We geven je inzichten in aandachtspunten en knelpunten. Hierdoor kan je gerichte en praktiche vragen stellen aan de software leverancier. Vraag de checklist aan!

Checklist arbomanagementsysteem

14 + 1 =

N

Waar moet een goed systeem aan voldoen?

Lees hier een aantal voorbeelden uit de checklist.

Verzuimoorzaak-afhankelijke protocollen

Het verzuimprotocol moet voor specifieke oorzaken – psychische klachten, of bijvoorbeeld arbeidsconflict – andere signaleringen kunnen genereren omdat de richtlijnen van de beroepsvereniging van bedrijfsartsen dat eisen (STECR). Verzuimoorzaak? De oplettende lezer zal denken: de werkgever mag de oorzaak uit privacy-gronden zo’n oorzaak helemaal niet registreren. En dat klopt. Maar de bedrijfsarts van de arbodienst mag dat wel. Ofschoon de klant (werkgever) geen toegang mag hebben tot deze informatie, moet het arbomanagementsusteem er wel mee ‘rekenen’ – bijvoorbeeld door al na twee weken een signalering voor een oproep spreekuur bedrijfsarts aan te maken bij bepaalde verzuimgevallen.

Eigen format voor (UWV) formulieren

Een arbomanagementsysteem moet in staat zijn op verzoek van en in overleg met de dienstverlener eigen formats voor formulieren aan te bieden. Denk aan een bedrijfseigen format voor de UWV probleemanalyse. Of voor bepaalde ‘eigen’ stappen in het verzuimtraject, bijvoorbeeld een formulier voor een ‘driegesprek’, een ‘intake interventie’, etc

Medisch dossier

Met het ‘medisch dossier’ doelen we op een deel van het systeem dat de bedrijfsarts gebruikt voor het registreren van medische informatie. De werkgever mag onder geen beding toegang hebben tot deze informatie

Artsenagenda en oproepbrieven

Een goed systeem kent een agendafunctie waarmee de arts zelf of zijn medisch secretaresse consulten in kan plannen en de corresponderende oproepbrieven kan samenstellen en printen/mailen.

Importen

Importen van werknemers, met name importeren van dubbele of meerdere dienstverbanden bij één werknemer. Dit doet zich vooral voor in de sectoren onderwijs en zorg. Ook zijn er pakketten die ervan uitgaan dat een sofinummer of burgerservice-nummer een uniek kenmerk is van een medewerker. Dat is echter niet zo. Onder meer in de schoonmaakbranche komen wij regelmatig medewerkers tegen die een BSN delen… Ook levert het ‘verhuizen’ van een medewerker van de ene naar de andere organisatie niet zelden problemen op – in de zin dat er een dubbel verzuimdossier ontstaat, dus dat het verzuimdossier niet automatisch mee-verhuist.

Benieuwd naar de checklist?

Dit waren slechts enkele aandachtspunten. Met de checklist krijg je inzicht in álle aandachtspunten die Track voor je op een rijtje heeft gezet. Zo kun je weloverwogen een goede keuze maken.