Track Secure Signing: wat is het en hoe werkt het?

BLOG | april 2023 I door Reinier, marketing-communicatie Track Software

In de digitale wereld worden traditionele handtekeningen op papier steeds minder relevant. Het is een tijdrovende en onhandige klus om een document af te drukken, een handtekening erop te zetten en weer in te scannen. Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor ‘digitaal ondertekenen’. Dit is een efficiëntere manier van werken die je in staat stelt om veilig én volledig online documenten te onderteken. In dit artikel gaan we wat dieper in op digitaal ondertekenen en hoe dit precies bij Tracksoftware werkt.

Wat is Track Secure Signing (digitaal ondertekenen) precies?

Met Track Secure Signing kun je veilig digitale documenten ondertekenen. Om de identiteit van de ondertekenaar te waarborgen en verifiëren, gebruikt Track verschillende encryptie- en authenticatietechnologieën. Door de ondertekening weet je als arbodienst dat de medewerker het document heeft gezien en ermee akkoord is gegaan.

Hoe werkt Track Secure Signing?

In Track ligt het startpunt van het digitaal ondertekenen van een document altijd bij een actie. Dit kan verschillende voordelen hebben. Zo kan de actie bijvoorbeeld facturabel zijn en dus meelopen in het facturatieproces. Ook kan je via de status van de actie zien of het document al digitaal ondertekend is.

Hierboven staat een voorbeeld van zo’n actie met de naam “Document digitaal ondertekenen”. Zoals te zien op de afbeelding is het betreffende bestand dat digitaal ondertekend moet worden bijgevoegd. In dit voorbeeld gaat het om een probleemanalyse.

Bovenin de knoppenbalk staat een optie “Track Secure Signing” waarmee het bestand verstuurt kan gaan worden. Wanneer op deze knop geklikt wordt, opent zich het volgende scherm:

In het veld ‘Aan:’ zal automatisch het e-mailadres van de betreffende medewerker zijn ingevuld. Het hokje achter ‘Bijlage opnemen’ is aangevinkt om aan te geven dat dát document digitaal moet worden ondertekend. Vervolgens wordt met een klik op de knop [Verzenden] een e-mail naar de medewerker verstuurd.

De medewerker ontvangt een mail waarin hij de gegevens kan ophalen. Voordat de medewerker toegang krijgt tot zijn gegevens, wordt eerst een code naar zijn e-mail gestuurd. Zo weten we zeker dat de handtekening ook echt wordt gezet door degene die hem moet zetten. Alleen met de code van de e-mailverificatie krijgt de medewerker ook daadwerkelijk toegang tot zijn gegevens en het bestand. Het bestand kan vervolgens definitief digitaal ondertekend worden door de medewerker.

Zijn online ondertekende documenten rechtsgeldig?

Ja, in Nederland zijn online ondertekende documenten rechtsgeldig. Een elektronisch ondertekend document heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. Dit is vastgelegd in de Europese eIDAS-verordening.

Er gelden wel bepaalde voorwaarde om de rechtsgeldigheid van digitale ondertekeningen te kunnen waarborgen. Zo moet allereerst de identiteit van de ondertekenaar worden geverifieerd. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een e-mail, – of SMS-verificatie.

Bij Track kan daarnaast de authenticiteit van het document geverifieerd worden. Bij een digitaal ondertekend document zal een voorblad zitten met daarop een verificatielink. Door op deze linkt te klikken, komt de gebruiker op een scherm waar hij of zij een bestand kan uploaden. Door het ondertekende bestand te uploaden kan Track Secure Signing het vergelijken met de originele ondertekende versie die veilig in een digitale kluis is opgeslagen. Vervolgens kan Track controleren of er met het bestand ‘geknoeid’ is. Vervalsing van het document is dus niet mogelijk. Hiermee heb je volledige juridische bewijskracht.

Welke documenten kun je digitaal ondertekenen?

In principe kun je alle documenten die je in Track kan aanmaken ook digitaal ondertekenen. Denk bijvoorbeeld aan een probleemanalyse of een plan van aanpak.

De voordelen van digitaal ondertekenen

Het digitaal ondertekenen van documenten biedt talloze voordelen ten opzichte van fysieke handtekeningen op papier. Dit zijn de belangrijkste voordelen op een rijtje:

  1. Bespaart tijd en geld: Track Secure Signing maakt het mogelijk om documenten snel te ondertekenen en weer terug te sturen. Daarnaast hoeven documenten ook niet meer op papier gedrukt te worden.
  2. Veiligheid: Dankzij de hoge beveiligingsmaatregelen die zijn ingebouwd, is de kans op vervalsing of fraude nihil.
  3. Gebruiksvriendelijk: Digitaal ondertekenen is volledig ingebouwd in Tracksoftware. Daardoor is het heel eenvoudig om binnen Track documenten te ondertekenen en versturen.
  4. Juridisch geldig: Dankzij de geavanceerde elektronische handtekening, ben je verzekerd van een juridisch geldige handtekening. Doordat alle stappen volledig inzichtelijk zijn en worden opgeslagen, heb je volledige bewijskracht voor je elektronische handtekening. Zo kun je het complete proces zien die een document heeft doorlopen.

Maakt uw organisatie al gebruik van Track Secure Signing?

Benieuwd geworden naar de mogelijkheden van Track en Track Secure Signing voor uw organisatie? Neem contact op met onze helpdesk en vraag naar de mogelijkheden.

 

 

Meer weten?

Neem contact op met Klaas van der Galiën, directeur Track Software.
Bel 024 – 381 6868 of laat uw gegevens achter.

5 + 9 =