10 september 2020 I Klaas van der Galiën, directeur Track Software

Klaas geeft antwoord: ISO 15489-1:2016 norm

Een klant stelde mij de volgende vraag: Op welke wijze worden de wettelijke bewaartermijnen in Track bewaakt en wat is het moment van vernietiging van gegevens?

Track voldoet aan de ISO 15489-1:2016 norm. Kort gezegd is dat een ISO norm die aandachtspunten biedt en tools aanreikt voor de complete levenscyclus van documenten.

Voor wat betreft de medische verslaglegging geldt een harde, wettelijke regel van 20 jaar, resp. 40 jaar bij gevaar voor asbest en straling. Meer hierover kan je lezen in de publicatie van Cap Gemini ‘Wettelijk kader registratie, ontsluiting, overdracht, toegang en bewaren van arbeid gerelateerde medische gezondheidsgegevens en gegevens over beroepsmatige blootstelling aan gezondheidsrisico’s.”

In de praktijk

In de praktijk wordt de wettelijke regel van 20 jaar (artikel BW 7:454) niet helemaal correct gevolgd. Op basis van de publicatie van de KNMG ‘Advies voor inrichting en overdracht van het bedrijfsgeneeskundig dossier‘ wordt er door de beroepsgroep voor gekozen dat het moment waarop de bewaartermijn gaat lopen niet begint op het moment dat de laatste aantekening in het medisch dossier is gemaakt. In plaats daarvan wordt ervoor gekozen als moment van aanvang de datum-uit-dienst te kiezen cq. datum einde contract.

Voor wat betreft documenten die niet-medisch zijn, geldt geen ‘harde’ bewaar- en vernietigingstermijn. Het criterium voor de bewaar- en vernietigingstermijn is ‘Waar heb je die informatie voor nodig?’ Aanknopingspunten biedt de uitgave van de Autoriteit Persoonsgegevens ‘De zieke werknemer‘ uit 2016. Daarin staat (pag 34): “Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van een re-integratiedossier. Het is echter redelijk om een re-integratiedossier in beginsel niet langer dan twee jaar na afronding van de re-integratie te bewaren.” Of twee jaar in de praktijk ‘redelijk’ is, hangt af van de gebruikersgroep en het perspectief. Voor een ‘gewone’ leidinggevende gaat die vlieger misschien wel op. Maar indien de werkgever eigen risico-drager voor WGA is geldt een bewaartermijn van tenminste tien jaar als noodzakelijk.

Track Verzuim

In Track kennen we mede met het oog hierop de functie van het conditioneel autoriseren. Deze functie biedt de mogelijkheid om per gebruikersrol en per type document gebruikers toegang tot informatie op basis van tijdsverloop te ontnemen. Daarmee kan je collecties documenten – bijvoorbeeld een afgesloten ziekmelding met alles wat daarbij hoort – bijvoorbeeld twee jaar na datum herstel of uit dienst aan de ogen van een leidinggevende of casemanager onttrekken. Dezelfde functie kan je ook gebruiken om collecties documenten te vinden die je wilt vernietigen. Dit kan je bij Track gelukkig klant-specifiek inrichten.

Lees meer

Lees meer over conditioneel autoriseren.

Publicaties lezen?

Klik hier voor de publicatie van Cap Gemini

Klik hier voor de publicatie van de KNMG 

Klik hier voor de uitgave van de Autoriteit Persoonsgegevens